为进一步加强澳门新葡平台app官网校友会（以下简称“校友会”）档案工作制度化、规范化、标准化建设，充分发挥档案资料作用，规范校友会日常管理，根据《中华人民共和国档案法》等规定，结合校友会实际，制定本办法。

第一条 档案管理

校友会档案工作实行“分工负责、分级整理和归口管理”。学校校友会秘书处负责档案资料的收集整理、分类立卷、日常保管、年度归档等工作。学校档案馆是校友会档案管理归口机构，负责归档后的档案管理与服务。

第二条 归档范围

校友会档案归档范围包括上级主管部门的政策文件与本会建设发展中的有关文件资料和电子档案等。

（一）上级主管部门的政策文件

1.上级主管部门颁发的本会应贯彻执行的法规性文件，以及重要会议精神与文件材料；

2.上级主管部门和有关单位颁发或出具的各种有效证件及凭证（法人证书、组织机构代码等）等。

（二）本会开展工作的文件材料

1.本会成立、合并、更名、换届、终止，启用印章、章程、制度等重要文件资料；

2.本会召开的理事会、会员代表大会等的会议文件（方案、总结、报告、纪要等），以及各种音像材料；

3.本会建设发展规划，年度工作计划与总结，年检、考核、评先等材料；

4.本会财务统计报表和统计分析等相关资料；

5.本会的请示与上级部门的批复文件；

6.本会颁发的各种正式文件、公示文件及签发稿、印制稿等；

7.本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；

8.本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物与展览影像等文件材料；

9.本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；

10.其他具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

第三条 档案归档

校友会定期分类整理档案，于学校规定时间内将上一年度校友工作相关档案报送学院档案馆（含纸质档案和电子档案）。

第四条 档案使用

校友会档案的使用应严格遵守相关法律法规与学校有关规定，档案未经批准不得外借、外传，严禁泄密。建立健全档案查阅利用、安全和保密等有关制度，严格履行查、借、复印的有关手续。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱，发现有上述情况时，应追究当事人责任。

第五条 校友会档案管理未尽事宜参照澳门新葡平台app官网档案管理相关规定执行。

第六条 本办法由澳门新葡平台app官网校友会秘书处负责解释和修订。

第七条 本办法自公布之日起执行。

澳门新葡平台app官网校友会

                         2024年7月8日