闽林院〔2019〕11号
关于印发《澳门新葡平台app官网
公文处理办法》的通知
院各处室系部馆科中心、工会、团委：
现将《澳门新葡平台app官网公文处理办法》印发给你们，请认真遵照执行。
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2019年2月27日
澳门新葡平台app官网公文处理办法
第一章 总则
第一条 为了适应学院党政工作需要，推进公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步改进文风，提高公文处理工作效率和公文质量，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的有关规定，结合学院实际，制定本办法。
第二条 学院公文是学院党政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策和学院党委、行政的决策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 学院公文包括以学院党委、行政名义制发的各类公文，以院纪委、院团委名义制发的文件，以及校内各职能部门、各系部制发的文件。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 学院公文处理工作包括对学院公文和校外来文的处理工作。
第六条 鼓励通过办公自动化系统（网上办事大厅）进行公文处理，提倡无纸化办公，厉行勤俭节约。
第七条 党委工作部、学院办公室主管学院党政公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第八条 各部门必须高度重视和认真做好公文处理工作，应配备专（兼）职人员从事公文处理工作。公文处理人员应当廉洁正派、勤奋学习，具备相关专业知识。
第二章 公文种类
第九条 学院常用公文的种类包括：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关集体和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级部门请示事项。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
工作计划、工作规划、工作要点、工作总结、实施方案、实施办法、管理规定、实施细则、议事规则、申请书、倡议书、贺信（贺电）、证明等都是非法定的文种，不具有独立行文的资格。非法定文种要行文时，须从“法定文种”中寻求一个文种做它的载体，如“关于印发XXXX工作计划的通知”“关于转发XXX实施方案的通知”等。
第三章 公文格式
第十条 版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。包括发文机关标志、发文字号、签发人。
公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。
公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。包括抄送机关、印发机关和印发日期。
（一）发文机关标志（文件红头名称）。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
学院层面发文机关标志（文件红头名称）规范为四种：
1．“中共澳门新葡平台app官网委员会”或“中共澳门新葡平台app官网委员会文件”（院党委行文使用）。
2.“澳门新葡平台app官网文件”（院行政行文使用）。
3.“中共澳门新葡平台app官网纪律检查委员会文件”（院纪委行文使用）。
4．“共青团澳门新葡平台app官网委员会文件”（院团委行文使用）。
党务部门发文一律使用“中共澳门新葡平台app官网委员会”或“中共澳门新葡平台app官网委员会文件”红头纸。
行政部门发文一律使用“澳门新葡平台app官网文件”红头纸。
从本文下发之日起，全院均不再使用带括号的红头纸。
（二）发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“〔 〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不编为 01），在阿拉伯数字后加“号”字。文号用仿宋3号字体。
以学院党委、行政落款的发文，机关代字包括“闽林院〔20xx〕x号”或“闽林院党〔20xx〕x号”和主办文件部门代字。如：学院重要政策性和规范性文件用“闽林院〔20xx〕x号”，上行文和综合性文件用“闽林院综〔20xx〕x号”，办公室主办的文件用“闽林院办〔20xx〕x号”、学生处主办的文件用“闽林院学〔20xx〕x号”、教务处主办的文件用“闽林院教〔20xx〕x号”、人事处主办的文件用“闽林院人〔20xx〕x号”等等。
以学院党委名义发文须到党委工作部登记文号；以学院行政名义发文须到学院办公室统一登记文号。
学院各部门、各基层党组织以本部门名义印发的公文，机关代字不使用“闽林院”三个字，直接用部门简称。如学生处发文用“学生处〔20xx〕x号”、教务处发文用“教务处〔20xx〕x号”等等。
（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名，与发文字号平行编排，居发文机关标志下方，红色分隔线上方。发文字号居左空一字，签发人居右空一字。“签发人”用3号仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。向校内行文时，可以省略发文机关名称。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。
（五）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。发给校内所有二级机构部门的文件，主送机关统一为“院各处室系部馆科中心、工会、团委”。主送机关名称位于左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋字。
（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文正文用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“(1)”标注。正文小标题一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。印发、转发文件类的通知，印发、转发的内容作为文件主体另起一页，不作为附件。
（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。字体用3号仿宋体，位于正文右下方。
（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一律使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1月1日不编为01月01日）。
（十）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示件应附注联系人、联系电话。
（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另页编排，并在版记之前，与正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，序号后不再加标点符号。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
（十四）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。学院层面的行政文件印发机关统称“澳门新葡平台app官网办公室”。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。印发机关左空一字，印发日期右空一字。
（十五）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4（210mm×297mm），文字自左至右横写，纸张四周空出白边不小于20毫米，在左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 公文拟制
第十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十三条 各部门应重视公文起草工作，不断提高公文起草水平。公文起草应做到：
（一）符合国家法律法规、党的路线方针政策以及学院相关制度规定，并同现行有关公文相衔接。
（二）坚持少而精的原则，可发可不发的公文一律不发；职能部门职责范围内，可以本部门名义制发的，不送学院发文。
（三）公文起草前，起草部门应深入调研，充分论证；起草重要公文，应事先征求分管院领导意见。
（四）文种正确，格式规范，主题突出，文字精炼。
（五）起草的公文，如属上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后以便审核。
（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门应送相关部门主要负责人会签；对于公文内容有不同意见的，起草部门应与相关部门协商，力求取得一致意见后再行文。
（七）公文起草后，起草人应认真填写学院统一印制的文件签发单，注明公文印数、标题、主送和抄送单位、拟稿部门、拟稿人等信息；起草部门主要负责人须对起草的公文进行审查把关，并在文件签发单上签署具体意见。
第十四条 公文起草完毕应进行审核。以学院党委、行政名义行文，须提交学院党委工作部和办公室进行审核。审核的重点是：
（一）是否确需行文，以何种名义行文。
（二）是否符合党的路线方针政策和国家法律法规及上级机关指示精神；是否同现行有关公文相衔接。
（三）文种是否正确，是否符合行文规则；主题是否明确，格式是否符合规范；正文结构是否严谨、层次是否清晰，提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；文字表述是否准确、精炼。
（四）涉及多个部门职权范围的事项是否协商一致。
审核包括初审、核稿、复审、拟办等环节。经初审不宜发文的公文文稿，党委工作部和学院办公室退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。对初审符合基本要求的公文文稿，党委工作部和学院办公室公文处理人员进行核稿，对其进行修改和完善。核稿完毕后，由党委工作部和学院办公室负责人进行复审并提出拟办意见。
第十五条 凡以学院党委、行政名义制发的公文，由党委工作部和学院办公室负责审核后，再送呈有关院领导签发。一般业务性的专项问题，由主管该项工作的院领导签发；综合性的、重大的问题，由院党委书记、院长签发。各二级部门制发的公文，由本部门主要负责人签发。签发要签署意见、姓名和完整日期。
第五章 公文办理
第十六条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第十七条 收文办理包括签收、登记、承办、传阅、催办、答复等程序。
（一）对校外来文，公文办理人员应严格履行签收、登记程序，根据来文内容和阅读范围分文，贴上公文阅文单，交学院办公室负责人提出拟办意见，并及时分送有关院领导阅批或有关部门办理。领导阅批后，公文办理人员送承办部门承办或组织传阅。任何部门和个人接到承办公文后，应按照领导批示和公文要求，认真负责，迅速办理，不得推诿敷衍，拖延积压。公文处理人员对经办的公文，要及时催办，并将检查办理情况及时汇报，以防漏压误事。
（二）对校内二级机构职能部门或系部通过学院办公室呈送院领导的请示、报告，学院办公室公文办理人员应严格履行签收、登记程序，贴上公文处理单，交学院办公室负责人提出拟办意见，并呈送有关院领导阅批。院领导阅批后，公文办理人员应及时将阅批意见告知来文单位。
第十八条 发文办理主要包括复核、登记、排版、校对、印制、用印、核发等程序。
（一）复核。公文印发前应对文件签发单所载的审批手续进行复核，审批手续不全的，一律不予印发。
（二）登记。确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）排版。按照公文格式编排并打印样稿。
（四）校对。起草部门和起草人负责对打印样稿进行校对。校对时一般不得对领导签发稿再作修改，确需修改的应征得签发人同意。
（五）印制。公文一般统一到文印室印制。
（六）用印。印章应与发文机关署名一致，用印时居中下压发文机关署名和成文日期，做到印章端正、字迹清晰。会议纪要一般不加盖印章。
（七）核发。公文印制完毕后，应对成品公文进行检查，确保质量；由起草部门负责报送或分发给相关单位，由学院办公室分发给相关院领导。
以学院党委、行政名义制发的公文，由党委工作部和学院办公室组织履行发文办理程序；以各职能部门和二级单位名义制发的函件，由各部门参照本办法履行发文办理程序。
第十九条 公文及有关材料应当及时立卷、归档。上级来文由学院办公室立卷、归档；以学院党委、行政名义制发的公文，由党委工作部和学院办公室立卷、归档，归档材料包括公文草拟修改稿、文件签发单及盖印后的正式文件等；各职能部门和二级单位制发的函件由本部门立卷、归档。公文归档后，应按照学院档案管理有关规定，及时送交档案馆，单位和个人不得保存应归档的公文。
第六章 公文管理
第二十条 各部门应当重视公文管理工作，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十一条 公文的撤销和废止，由学院或上级机关根据职权范围和法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，自废止之日起失效。
第七章 附则
第二十二条 公文含电子公文。学院电子公文处理办法参照本办法执行。
第二十三条 本办法由学院办公室负责解释。
第二十四条 本办法自印发之日起施行，此前学院有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
附件：1. 澳门新葡平台app官网发文机关字号
2.澳门新葡平台app官网发文格式范例
